# Regole dei dati CRM

Stabilisci come riconoscere un record e quando modificarlo. Un’automazione veloce può moltiplicare dati incoerenti se identità, precedenze e responsabilità restano implicite.

Revisione: 2026-09-24

## Quando usarlo

Prima di importare contatti, arricchire anagrafiche o aggiornare opportunità tramite integrazioni e assistenti AI.

## Risultato atteso

Un insieme di regole per oggetto CRM con identificazione, campi modificabili, fonte dei valori e percorso per i conflitti.

## 1. Riconosci il record corretto

Definisci contatto, azienda e opportunità separatamente. Una somiglianza nel nome può suggerire un controllo, ma non deve decidere da sola una fusione.

### Oggetti e identificativi

Indica quali oggetti sono coinvolti, chiavi stabili e collegamenti tra contatti, aziende e opportunità.

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### Regole di corrispondenza

Specifica confronti esatti, normalizzazioni e casi in cui più candidati richiedono revisione.

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### Duplicati e fusione

Descrivi chi può unire record, quali dati conservare e come proteggere cronologia e relazioni.

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> Esempio illustrativo, da sostituire: Esempio ipotetico: due contatti hanno nome simile ma indirizzi email diversi. L’automazione propone una verifica; non li unisce né sostituisce lo storico delle attività.

## 2. Governa gli aggiornamenti

Per ogni campo identifica la fonte autorevole. Distingui il valore osservato in un documento da una deduzione e impedisci che un’assenza cancelli dati verificati.

### Campo, significato e valori ammessi

Definisci formato, obbligatorietà, valori consentiti e significato operativo degli stati commerciali.

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### Fonte e regola di precedenza

Indica quando email, modulo, sistema esterno o modifica manuale possono aggiornare il campo.

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### Scritture consentite e approvate

Elenca campi modificabili automaticamente, campi protetti e condizioni che richiedono conferma del proprietario.

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> Esempio illustrativo, da sostituire: Esempio ipotetico: un messaggio senza numero di telefono non svuota il campo esistente. Una nuova scadenza proposta diventa una nota da approvare, non una modifica silenziosa.

## 3. Controlla conflitti ed effetti

Prevedi modifiche simultanee e nuove esecuzioni dello stesso evento. Il controllo deve proteggere anche il lavoro svolto dalle persone dopo l’inizio del flusso.

### Eventi ripetuti e modifiche simultanee

Descrivi come riconoscere un evento già elaborato e verificare che il record non sia cambiato nel frattempo.

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### Traccia e correzione

Registra riferimento, valore precedente, proposta, fonte e autore; definisci accessi e modalità di correzione.

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### Controlli periodici e responsabile

Indica verifiche su duplicati, campi vuoti, stati incoerenti e casi rimasti in revisione.

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> Esempio illustrativo, da sostituire: Esempio ipotetico: il commerciale cambia lo stato mentre l’AI prepara un aggiornamento. Il flusso rileva il nuovo stato e invia il conflitto in revisione invece di sovrascriverlo.

## Errori da evitare

- Unire contatti usando soltanto una somiglianza di nome.

- Sovrascrivere dati verificati con una deduzione o un valore mancante.

- Considerare riuscita una scrittura senza controllare relazioni e stato del record.

Stolen Orbit — https://stolenorbit.com/it/modelli/regole-dati-crm/