# Registro delle fonti dell’assistente AI

Decidi quali documenti possono sostenere una risposta e chi li mantiene. Il registro serve a evitare che una base di conoscenza diventi una copia opaca di cartelle aziendali.

Revisione: 2026-09-24

## Quando usarlo

Prima di costruire un assistente su conoscenza interna e durante la manutenzione di procedure, cataloghi o documentazione tecnica.

## Risultato atteso

Un catalogo delle fonti autorizzate con versione valida, pubblico ammesso, ciclo di aggiornamento e test di reperibilità.

## 1. Definisci la fonte autorevole

Una raccolta di documenti non risolve da sola contraddizioni e responsabilità. Per ogni argomento indica quale fonte prevale e chi può confermarne l’uso.

### Fonte, posizione e identificativo

Collega il documento originale e un riferimento stabile; distingue fonte ufficiale, bozza e copia.

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### Responsabile e ambito

Indica chi valida il contenuto e per quali prodotti, processi o reparti è applicabile.

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### Versione valida e fonti in conflitto

Registra data di validità, sostituzioni e regola per gestire documenti che si contraddicono.

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> Esempio illustrativo, da sostituire: Esempio ipotetico: la procedura resi approvata prevale su una vecchia presentazione commerciale. Il responsabile rimuove la presentazione dall’insieme delle fonti per quell’argomento.

## 2. Controlla accessi e acquisizione

Il recupero dei contenuti deve rispettare i confini del destinatario. Considera anche copie indicizzate, allegati e passaggi tra sistemi, non soltanto il file originale.

### Pubblico e restrizioni

Definisci ruoli autorizzati, informazioni escluse e come le restrizioni vengono applicate alla ricerca.

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### Modalità di acquisizione

Indica formato, trasformazioni, elementi esclusi e controlli per tabelle, immagini o allegati non letti.

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### Aggiornamento e rimozione

Specifica evento o frequenza di sincronizzazione, responsabile e verifica della rimozione delle copie obsolete.

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> Esempio illustrativo, da sostituire: Esempio ipotetico: una procedura aggiornata viene acquisita con la nuova versione; la precedente è rimossa dall’indice attivo. Una domanda di prova verifica che non venga ancora citata.

## 3. Verifica il recupero

Scegli domande che hanno risposte nelle fonti e domande che non ne hanno. Controlla che citazione e contenuto supportino davvero la risposta proposta.

### Domande rappresentative

Scrivi domande comuni, formulazioni alternative e richieste fuori ambito da usare dopo gli aggiornamenti.

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### Risposte attese e citazioni

Indica passaggi che supportano il risultato e casi in cui chiedere chiarimenti o dichiarare informazione assente.

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### Riesame e lacune

Registra fonti non recuperate, citazioni sbagliate, domande frequenti senza risposta e proprietario della correzione.

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> Esempio illustrativo, da sostituire: Esempio ipotetico: la procedura descrive il reso ordinario ma non le eccezioni internazionali. L’assistente deve segnalare il limite e indirizzare al referente, senza estendere la regola.

## Errori da evitare

- Indicizzare tutte le cartelle senza proprietari e confini di accesso.

- Aggiornare l’originale lasciando ricercabili copie obsolete.

- Considerare una citazione presente come prova che sostenga la risposta.

Stolen Orbit — https://stolenorbit.com/it/modelli/registro-fonti-assistente-ai/