Dall’email a una bozza d’ordine controllata.
Codici, quantità e consegne non dovrebbero essere ricopiati ogni volta. Prepariamo i dati dell’ordine e rendiamo visibili i dettagli da chiarire.
Parliamo del tuo processoEsempio illustrativo
Una quantità da chiarire
Ordine ricevuto via email
Buongiorno, ci servirebbero 12 filtri F-240 e 6 confezioni di guarnizioni G-18. Consegna al magazzino principale.
Il cliente usa “confezioni”. Il catalogo riporta “pezzi”.
| Codice | Quantità | Esito |
|---|---|---|
| F-240 | 12 pezzi | Verificato |
| G-18 | 6 confezioni | Da chiarire |
G-18: quanti pezzi per confezione?
Manca il numero di pezzi per confezione. La quantità da importare resta da verificare.
Bozza in attesa di approvazioneIl team chiarisce la quantità prima dell’importazione nel gestionale.
Esempio illustrativo. La bozza non è un ordine confermato né una schermata di un nostro software.
Cosa realizziamo
Dati estratti dai documenti
Raccogliamo riferimenti cliente, codici prodotto, quantità e dettagli di consegna dai formati concordati.
Controlli prima dell’importazione
Confrontiamo i dati con le informazioni disponibili. Codici non riconosciuti, unità ambigue e campi mancanti vengono segnalati.
Una bozza pronta per la revisione
Prepariamo un file di importazione o una bozza. L’inserimento diretto dipende dalle possibilità di integrazione del gestionale.
Da cosa partiamo
- Un campione di ordini reali, inclusi quelli difficili da interpretare.
- Anagrafiche e regole per codici, unità di misura e consegne.
- Il gestionale utilizzato e i suoi formati o strumenti di integrazione.
Cominciamo da un caso definito.
Scegliamo i documenti da elaborare e un flusso d’ordine. Proviamo estrazione e controlli su esempi reali, confrontiamo le bozze con la revisione del team e definiamo la modalità di importazione.
Cosa possiamo osservare
- Campi che richiedono correzioni.
- Ordini passati al team e motivi della verifica.
- Tempo dedicato dal team alla preparazione.
Scegliamo le misure in base ai dati disponibili e al perimetro concordato.
Domande pratiche
Funziona con qualsiasi gestionale?
Le possibilità variano. Esaminiamo importazioni, esportazioni e integrazioni del sistema prima di definire la soluzione.
Gestite anche documenti poco leggibili?
Li includiamo nelle prove per capire i limiti del processo. Se i dati non sono affidabili, il documento viene passato al team per la verifica.
Quale attività
si ripete troppo?
Raccontaci come la gestite oggi e quali strumenti usate. Troviamo insieme un punto da cui partire.
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