Che cos’è l’AI della vostra azienda?
È un assistente AI che lavora sui sistemi della vostra azienda: email, gestionale, documenti, fogli di calcolo, CRM e calendario. Usa gli stessi permessi delle vostre persone, risponde alle domande citando da dove viene ogni informazione e prepara il lavoro dove serve: una risposta in bozza, un ordine da confermare, un sollecito da approvare. Prima di agire chiede conferma. Stolen Orbit lo installa, lo collega ai vostri strumenti e lo segue nel tempo.
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Non è un software da scaricare né un chatbot per i visitatori del sito. È un servizio su misura, costruito sugli strumenti che avete già: all’inizio lavora su un solo processo, poi ogni automazione che attivate collega un sistema in più.
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| Richiesta | Cosa fa l’assistente | Cosa resta a voi |
|---|---|---|
| «Cosa abbiamo promesso a questo cliente?» | Cerca nelle email, nell’ordine e nelle note del commerciale; risponde con date e fonti. | Decidere se aggiornare il cliente. La bozza è pronta, l’invio è vostro. |
| «Quali preventivi aspettano risposta da più di una settimana?» | Incrocia preventivi aperti, ultimi contatti e calendario; prepara i solleciti. | Rivedere i solleciti e scegliere quali inviare. |
| «Come gestiamo un reso fuori garanzia?» | Trova la procedura in vigore nel manuale e nelle condizioni di vendita, con la pagina. | Confermare la risposta, o correggerla se la procedura è cambiata. |
Esempi illustrativi con dati inventati: non descrivono il lavoro o i risultati di un cliente.
Che differenza c’è con ChatGPT o Copilot usati da soli?
Il modello AI può essere simile; cambia ciò che gli sta intorno. Usati da soli, ChatGPT o Copilot lavorano su ciò che gli date in quel momento o sulle fonti che il loro fornitore sa collegare. L’AI della vostra azienda è collegata al vostro gestionale e alle vostre regole, prepara il risultato dentro i vostri strumenti, viene provata sui vostri casi e ha qualcuno che la segue quando qualcosa cambia.
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Le versioni aziendali di questi strumenti possono già collegarsi ad alcune fonti: Microsoft, per esempio, documenta che Copilot usa email, documenti e calendario di Microsoft 365 mostrando a ciascuno solo i dati che può vedere. Se li usate, partiamo da ciò che coprono. Di solito restano fuori il gestionale, le regole sui dati (quale listino vale, chi approva cosa) e la scrittura del risultato dove il lavoro finisce.
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| Aspetto | Usato da solo | L’AI della vostra azienda |
|---|---|---|
| Dati | Il testo incollato, i file caricati o le fonti collegate dal fornitore. | I sistemi concordati: email, gestionale, documenti, fogli, CRM, calendario. |
| Permessi | Decide chi incolla o carica; le fonti collegate seguono le regole del fornitore. | Gli stessi della persona che chiede, verificati a ogni ricerca. |
| Risultato | Un testo da copiare dove serve. | Una bozza nel vostro strumento: risposta, ordine o sollecito. |
| Verifica | Spetta a chi legge ogni risposta. | Prove sui vostri casi prima dell’avvio e misure dopo. |
| Nel tempo | Nessuno segue le vostre regole e i vostri collegamenti. | Fonti, permessi e collegamenti seguiti da Stolen Orbit. |
A quali sistemi si collega?
Ai sistemi in cui si svolge il lavoro: email, gestionale, documenti, fogli di calcolo, CRM e calendario. Non tutti subito: si parte da quelli che servono al primo processo e se ne aggiunge uno con ogni nuova automazione. Per ogni sistema verifichiamo prima come si accede ai dati, per esempio tramite API, esportazioni, cartelle condivise o una casella email dedicata.
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Se un sistema non offre un accesso adeguato, ve lo diciamo prima: si può partire in sola lettura, da un’esportazione periodica o da un perimetro diverso. Un connettore disponibile non dimostra da solo che permessi, modifiche e cancellazioni vengano gestiti bene: va provato sul vostro sistema.
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| Sistema | Cosa consulta | Cosa può preparare |
|---|---|---|
| Conversazioni con clienti e fornitori, allegati. | Risposte e solleciti in bozza. | |
| Gestionale | Ordini, giacenze, anagrafiche e documenti. | Bozze di ordini e documenti da confermare. |
| Documenti | Manuali, listini, contratti e PDF approvati. | Risposte con il riferimento alla pagina. |
| Fogli di calcolo | I fogli che il team usa ogni giorno. | Riepiloghi ed elenchi da verificare. |
| CRM e clienti | Storico, preventivi e impegni presi. | Aggiornamenti e attività da approvare. |
| Calendario | Scadenze, consegne e richiami. | Promemoria alla persona giusta. |
Permessi e dati: cosa può vedere?
Solo ciò che può vedere la persona che lo usa. Se un collega non ha accesso a un documento, l’assistente non lo mostra e non lo usa per rispondergli. Il controllo avviene quando cerca le informazioni, non chiedendo al modello di tacere ciò che ha già letto.
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Prima di collegare un sistema mettiamo per iscritto quali dati servono, dove vengono trattati, quali fornitori li ricevono e per quanto tempo restano. Verifichiamo anche le condizioni del fornitore del modello AI, per esempio se usa i dati per l’addestramento. Gli accessi li autorizza il vostro referente e si possono revocare.
- Accessi con l’identità di chi chiede, non con un account che vede tutto.
- Collegamenti in sola lettura finché una scrittura non è stata provata e approvata.
- Email e documenti trattati come dati, mai come istruzioni da eseguire.
- Una traccia delle fonti consultate e del lavoro preparato, conservata come concordato.
Prima di agire, chiede conferma.
L’assistente prepara, una persona decide. Una risposta resta in bozza nella vostra casella, un ordine resta da confermare nel gestionale, un sollecito aspetta l’approvazione. Niente parte e niente viene registrato senza il controllo concordato.
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Con il tempo potete decidere che alcune azioni a basso rischio procedano da sole, una alla volta e dopo averle misurate. Prezzi, sconti, rimborsi e impegni con i clienti restano alle persone, salvo un progetto specifico con controlli adeguati.
Riceve una richiesta
Da una persona del team, o da un’email che rientra nel perimetro concordato.
Cerca nelle fonti consentite
Solo nei sistemi collegati e con i permessi di chi chiede.
Prepara il lavoro
Una risposta con le fonti, o una bozza nello strumento giusto.
Aspetta la conferma
Una persona approva, corregge o scarta. Le correzioni diventano casi di prova.
Come si parte?
Da un processo che oggi pesa: per esempio gli ordini che arrivano via email, i preventivi senza risposta o le domande ripetute dei clienti. Lo proviamo su casi reali per un periodo concordato, con un risultato misurato prima e dopo. Poi decidete se estendere, correggere o fermarvi.
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Ogni automazione che attivate collega un sistema in più: l’assistente nato per gli ordini può poi consultare anche il CRM o il calendario. Così, un pezzo alla volta, diventa l’AI della vostra azienda.
Una mappa del vostro lavoro
Processi, documenti e sistemi: capiamo dove stanno le informazioni, chi le usa e dove si perde tempo.
Un processo e la sua misura di partenza
Volumi, tempo per pratica, errori e attese, rilevati prima di cambiare qualcosa.
Una prova sul lavoro reale
Per un periodo concordato l’assistente prepara e le persone confermano. Le eccezioni restano visibili.
Il confronto e la decisione
Le stesse misure prima e dopo. Se il risultato non giustifica il costo, ci si ferma.
Cosa si misura?
Le stesse cose prima e dopo la prova, sullo stesso tipo di lavoro. Il tempo liberato è capacità disponibile: diventa risparmio solo se cambia davvero una spesa.
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- Tempo per pratica, dalla richiesta al lavoro pronto.
- Bozze accettate senza modifiche, corrette o scartate.
- Errori, eccezioni e casi passati alle persone.
- Tempi di risposta a clienti e colleghi.
- Costi ricorrenti: software, uso del modello e gestione.
Chi lo segue nel tempo?
Lo seguiamo noi, con un servizio continuativo e un perimetro messo per iscritto. Un assistente collegato ai sistemi di un’azienda va curato: i documenti cambiano, le persone cambiano ruolo, i fornitori aggiornano le API e i modelli AI migliorano.
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Il perimetro stabilisce cosa è incluso, come si chiede assistenza e cosa è una modifica. Non promettiamo lavoro illimitato né tempi di intervento non concordati.
- Controlliamo risposte e bozze su un campione, confrontandole con le fonti.
- Aggiorniamo fonti e permessi quando cambiano documenti, ruoli o procedure.
- Ci accorgiamo quando un collegamento si interrompe e recuperiamo il lavoro rimasto indietro, senza duplicarlo.
- Ogni risposta approvata o corretta diventa un caso di prova: prima di cambiare modello o regole ripetiamo le prove.
- Aggiungiamo collegamenti e automazioni quando il lavoro lo richiede, con lo stesso metodo.
Quando non è la scelta giusta?
Quando basta qualcosa di più semplice. Se il problema si risolve con una regola nel gestionale o un campo obbligatorio in un modulo, non serve un assistente AI. Se i volumi sono bassi, il tempo recuperato può non coprire installazione e cura.
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In questi casi ve lo diciamo e indichiamo l’alternativa più semplice: una regola, un collegamento tra due sistemi o un lavoro organizzativo prima della tecnologia.
- Nessuno può rivedere le bozze o rispondere delle decisioni.
- Le procedure non sono scritte, o nessuno aggiorna i documenti.
- I sistemi non offrono alcun accesso utilizzabile, nemmeno in lettura o con esportazioni.
- Il processo cambia ogni settimana e non c’è una versione stabile da provare.
- Volete che l’AI decida da sola su prezzi, pagamenti o impegni con i clienti.
- Vi serve solo aiuto a scrivere testi: un assistente generico può bastare.
Un modello su cui lavorare.
Brief per il primo progetto AI
Modello Markdown da compilare: processo, dati, responsabili e criteri per proseguire o fermarsi.
Scarica il modello MarkdownMatrice dei permessi AI
Una matrice di permessi con approvatore, test e procedura di revoca.
Scarica il modello MarkdownRegistro delle fonti dell’assistente AI
Fonti con versioni valide, accessi, aggiornamenti e test di reperibilità.
Scarica il modello MarkdownDomande pratiche
È un chatbot per il sito?
No. Lavora per le vostre persone, sui vostri sistemi, e prepara lavoro da confermare. Le risposte ai clienti sono uno dei punti di partenza possibili, con regole e controlli propri.
Dobbiamo cambiare gestionale o CRM?
No. Ci colleghiamo agli strumenti che usate. Se un sistema non permette un accesso adeguato, lo segnaliamo prima e concordiamo un perimetro diverso.
Può inviare email o confermare ordini da solo?
All’inizio no: prepara bozze e chiede conferma. Più avanti potete decidere che alcune azioni procedano da sole, una alla volta e dopo averle misurate.
Quale modello AI usa?
Lo scegliamo per ogni progetto in base a qualità, costi e condizioni sui dati. Le risposte approvate o corrette diventano casi di prova: prima di cambiare modello verifichiamo che i risultati restino corretti.
Quanto costa?
Non c’è un prezzo standard: dipende dal processo, dai sistemi e dai volumi. La proposta separa installazione, cura ricorrente e costi di software e uso del modello. Il primo processo si prova con un risultato misurato prima e dopo.
Cosa serve per iniziare?
Una descrizione del processo che vi costa tempo e degli strumenti che usate. Bastano esempi anonimi o inventati: non inviate credenziali né archivi clienti nel modulo di contatto.
Riferimenti e metodo
Microsoft documenta che Copilot mostra solo i dati di Microsoft 365 che ciascun utente può vedere. Lo citiamo per descrivere con correttezza cosa fa uno strumento generico già collegato.
Raccomanda il minimo di permessi e di autonomia, azioni eseguite con l’identità dell’utente e approvazione umana per le azioni ad alto impatto.
Descrive le istruzioni nascoste in email e documenti: per questo i contenuti consultati sono dati, non comandi.