La differenza utile è chi decide il prossimo passo
In un workflow il percorso è definito in anticipo: arriva un evento, si controllano condizioni e si eseguono azioni previste. Può contenere un modello AI, per esempio per classificare un messaggio. In un agente il modello può anche scegliere quali strumenti usare e in quale sequenza. Questa distinzione architetturale è descritta da Anthropic; non è una graduatoria di qualità.
Per una PMI, la domanda iniziale è molto concreta: le persone seguono sempre gli stessi passaggi oppure devono scegliere ogni volta come cercare informazioni? Scrivi tre casi ordinari e tre eccezioni. Se riesci a descrivere il percorso senza ambiguità, prova prima un workflow. Se i percorsi cambiano davvero, delimita quale parte richiede adattamento.
Tre opzioni da confrontare sullo stesso lavoro
Un nome commerciale non rivela l’architettura. Chiedi al fornitore quali decisioni prende il modello, quali verifica il software e quali restano a una persona. Una dimostrazione deve rendere visibili questi confini.
Fai scorrere la tabella per confrontare tutte le colonne.
| Approccio | Adatto quando | Controllo da conservare |
|---|---|---|
| Regole e integrazioni | Input strutturati e percorso stabile | Validazione dei dati e gestione degli errori |
| Workflow con un passaggio AI | Testi variabili ma azioni successive prevedibili | Schema di output, categorie ammesse e revisione dei casi dubbi |
| Agente con strumenti limitati | La ricerca o la sequenza dipende dalle informazioni trovate | Permessi, budget di esecuzione, condizioni di arresto e approvazioni |
Esempio illustrativo: una richiesta sullo stato di consegna
Questo caso può essere risolto da un workflow con AI. Un agente diventa un’ipotesi da testare se occorre indagare tra più fonti e decidere quali consultare. Anche allora, il permesso di modificare l’ordine è una scelta separata dal permesso di leggerlo.
Riconoscere la richiesta
Il cliente scrive liberamente. Un passaggio AI identifica il tema e propone il riferimento dell’ordine, senza inventarlo se manca.
Leggere una fonte autorizzata
Un’integrazione cerca lo stato per quel riferimento e verifica che il richiedente possa ricevere quelle informazioni. Il testo del messaggio non decide i permessi.
Preparare la risposta
Si compone una bozza con lo stato verificato. Una data assente resta assente; un reclamo o una modifica dell’indirizzo passa a una persona.
Una prova che può smentire la scelta
- Usa gli stessi casi per confrontare una soluzione semplice e quella con maggiore autonomia.
- Conta risposte corrette, interventi umani, azioni non consentite, tempo completo e costo per caso riuscito.
- Inserisci riferimenti mancanti, informazioni in conflitto, strumenti indisponibili e istruzioni malevole nei documenti.
- Osserva l’intero percorso: una risposta finale plausibile può nascondere una lettura o un’azione sbagliata.
- Stabilisci prima della prova quale miglioramento giustifica la complessità aggiunta.
Non affidare limiti economici o autorizzazioni al solo testo di un prompt. Applicali anche nel software che esegue le azioni.
Concludi con una decisione circoscritta
Il risultato dell’analisi dovrebbe essere una frase verificabile: “AI per classificare e preparare; regole per cercare e validare; persona per approvare le modifiche”. Allegala alla mappa delle integrazioni e alla matrice dei permessi. È più utile di una richiesta generica di un agente autonomo.
Se la prova non migliora il processo, conserva la soluzione più semplice o correggi prima il processo. Una maggiore autonomia può essere aggiunta in seguito a un passaggio preciso, dopo averne misurato gli errori e definito come fermarlo.
Un modello su cui lavorare.
Mappa dei processi aziendali
Una mappa verificabile con un inizio, una fine, un responsabile e una misura del lavoro attuale. Allegala al brief del progetto.
Scarica il modello MarkdownMappa delle integrazioni
Una scheda per collegamento, con campi mappati, autorizzazioni, gestione dei duplicati e un controllo di riconciliazione.
Scarica il modello MarkdownMatrice dei permessi AI
Una matrice identità–risorsa–operazione, con motivazione, approvatore, verifiche negative e procedura di revoca.
Scarica il modello MarkdownDomande pratiche
Un workflow con AI è meno moderno di un agente?
No. Il criterio utile è se completa il lavoro con qualità, tempi e costi accettabili. Una sequenza esplicita può essere la soluzione migliore per attività ripetitive.
Possiamo usare entrambi nello stesso sistema?
Sì. Un agente può svolgere una ricerca circoscritta dentro un workflow, mentre controlli, scritture e approvazioni seguono regole definite.
Serve dare all’agente accesso a tutti i software?
No. Parti dalle sole operazioni necessarie. Distingui accessi in lettura, preparazione di bozze e modifiche effettive, con credenziali e controlli separati quando opportuno.
Riferimenti e metodo
Definizione tecnica di workflow e agenti; gli esempi e la scheda decisionale di questa guida sono proposte operative di Stolen Orbit.
Riferimento sui rischi di strumenti, permessi e autonomia eccessivi.