Meno rincorse ai documenti. Più spazio al lavoro dello studio.
Una pratica avanza quando arrivano le informazioni giuste. Colleghiamo email, cartelle e gestionale per rendere visibili i passaggi mancanti e preparare il lavoro del professionista.
Raccontaci il tuo processoGuarda un possibile primo flussoUn esempio da adattare al tuo lavoro. Valutiamo PMI di ogni settore, in Italia e in Europa.
Dalla richiesta al fascicolo pronto da esaminare
Un cliente invia un incarico e poi aggiunge documenti in più email. La segreteria deve capire a quale pratica appartengono e cosa manca ancora.
Riconoscere la pratica
La richiesta viene collegata a un cliente e a un riferimento verificato. Se ci sono omonimi o più incarichi aperti, il sistema chiede una scelta.
Preparare una lista
Confrontiamo i documenti ricevuti con la lista prevista per quel tipo di incarico. Un allegato presente non viene considerato automaticamente corretto o completo.
Far avanzare il lavoro
La segreteria approva il promemoria dei documenti mancanti e assegna il fascicolo. Il responsabile trova fonti, stato e prossima attività nello stesso punto.
Questo flusso descrive un possibile progetto, non un caso cliente o un risultato già ottenuto.
Gli elementi da mettere a fuoco.
- Tipi di incarico e liste documentali approvate dallo studio.
- Regole di accesso alle cartelle e riferimenti del gestionale.
- Esempi anonimizzati di richieste complete, incomplete e ambigue.
Un flusso che possiamo verificare.
Iniziamo da un solo tipo di incarico e una casella condivisa. Verifichiamo la preparazione del fascicolo prima di abilitare eventuali promemoria automatici.
Cosa osserviamo insieme
- Tempo dedicato alla raccolta dei documenti.
- Pratiche in attesa senza un prossimo passo assegnato.
Il processo continua. Anche il supporto.
La gestione continuativa comprende controllo dei collegamenti, aggiornamento delle liste, revisione dei promemoria e analisi delle pratiche bloccate. Formiamo la segreteria sulle eccezioni e manteniamo le regole insieme al referente dello studio.
Come funziona la collaborazionePrima di partire.
Dobbiamo cambiare gestionale?
Prima verifichiamo API, esportazioni e permessi degli strumenti esistenti. Se non esiste un collegamento affidabile, concordiamo un passaggio assistito invece di promettere un’integrazione fragile.
L’AI legge tutte le pratiche?
No: definiamo documenti, accessi e finalità necessari. Molti passaggi funzionano con regole semplici; l’eventuale uso di AI si valuta sul contenuto e sugli accordi di trattamento.
Quale passaggio vorresti rendere più semplice?
Bastano una descrizione e un recapito. Se vuoi, puoi aggiungere strumenti, volumi e vincoli nel modulo.