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Schema di estrazione documentale

Definisci esattamente cosa significa ciascun campo prima di estrarlo. Un output con la struttura corretta può comunque contenere dati sbagliati o privi di supporto nel documento.

A cura di Stolen OrbitRevisione

Quando usarlo e cosa ottenere

Quando si vuole estrarre dati da richieste, conferme, fatture o altri documenti e trasferirli a un sistema operativo.

Uno schema per famiglia documentale con significato dei campi, regole di validazione, evidenze e gestione dell’assenza di dati.

Compila i campi qui sotto e scarica il documento. Il sito non invia né salva le risposte: chiudendo la pagina puoi perderle. Gli esempi sono illustrativi e vanno sostituiti con dati del tuo processo.

Scarica il modello completo da compilare (.md)

1. Definisci documento e destinazione

Separa famiglie che usano gli stessi nomi con significati diversi. Descrivi il risultato necessario al processo, evitando di raccogliere ogni dato disponibile.

Vedi un esempio compilato

Esempio ipotetico: estrarre una conferma d’ordine fornitore per confrontarla con l’ordine originale. Non trattare un preventivo come conferma solo perché presenta codici e prezzi.

Indica documenti inclusi, lingue, scansioni, allegati e versioni da escludere o trattare separatamente.

Spiega quale sistema riceve i dati e quali decisioni o azioni dipendono da essi.

Definisci riferimento stabile, versione e modo di distinguere righe, pagine e documenti duplicati.

2. Specifica i campi

Compila una riga per campo. Distingui ciò che è presente nel documento da ciò che può essere calcolato tramite una regola esplicita e verificabile.

Vedi un esempio compilato

Esempio ipotetico: “data_consegna” indica una data esplicitamente attribuita alla consegna, non all’emissione. Se il documento dice soltanto “da concordare”, il campo resta vuoto con motivo.

Descrivi campo, tipo e condizioni in cui serve; chiarisci termini ambigui come data o totale.

Indica formato data, valuta, separatori, unità e trasformazioni ammesse senza perdere il valore originale.

Richiedi riferimento a pagina o testo; definisci cosa restituire quando il campo è assente o ambiguo.

3. Controlla prima dell’uso

Combina controlli deterministici e revisione delle ambiguità. Non correggere silenziosamente importi o codici per far passare una validazione.

Vedi un esempio compilato

Esempio ipotetico: quantità per prezzo non coincide con il totale riga. Conservare entrambi i valori e richiedere revisione, senza inventare uno sconto per spiegare la differenza.

Elenca formati, coerenza di totali, corrispondenza con anagrafiche e regole con tolleranze esplicite.

Definisci quali campi critici, conflitti o documenti illeggibili devono fermare la scrittura.

Prepara esempi ordinari, mancanti e discordanti con risultati verificati da chi conosce il documento.

Errori da evitare

  • Usare il nome di un campo senza definirne il significato operativo.
  • Riempire dati mancanti con ipotesi che sembrano plausibili.
  • Accettare un JSON valido come prova che i dati siano corretti.

Facciamo il prossimo passo insieme.

Usa questo documento come punto di partenza per discutere scopo, verifiche e responsabilità del progetto.

Rivedi il testo prima di inviarlo. Aggiungi solo la tua email; gli altri dettagli sono facoltativi.