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Confronto dei preventivi di acquisto

Rendi equivalenti le offerte prima di confrontarle. L’AI può aiutare a organizzare informazioni, ma specifiche mancanti e condizioni ambigue devono restare visibili fino a un chiarimento.

A cura di Stolen OrbitRevisione

Quando usarlo e cosa ottenere

Quando ricevi offerte con formati, unità e condizioni diverse per uno stesso acquisto e devi motivare una scelta.

Un confronto per riga e per condizione con riferimenti ai preventivi, informazioni mancanti e una decisione approvata.

Compila i campi qui sotto e scarica il documento. Il sito non invia né salva le risposte: chiudendo la pagina puoi perderle. Gli esempi sono illustrativi e vanno sostituiti con dati del tuo processo.

Scarica il modello completo da compilare (.md)

1. Fissa la richiesta comune

Prima di leggere i prezzi, concorda cosa stai acquistando. Se un’offerta propone un’alternativa, mantienila separata finché chi usa il prodotto la considera equivalente.

Vedi un esempio compilato

Esempio ipotetico: acquistare 100 unità di un componente definito. Un’offerta espressa in confezioni da 10 va normalizzata; una variante tecnica resta una proposta distinta.

Descrivi caratteristiche necessarie, quantità, unità, destinazione e condizioni operative da soddisfare.

Distingui condizioni che escludono un’offerta da preferenze su cui è possibile negoziare.

Indica data necessaria, chi chiarisce le specifiche e chi può approvare la scelta.

2. Normalizza e cita

Conserva il valore originale accanto a quello confrontabile. Non dedurre costi accessori, disponibilità o equivalenze che il documento non dichiara.

Vedi un esempio compilato

Esempio ipotetico: un fornitore indica trasporto incluso, un altro non lo menziona. La seconda voce resta “da chiarire”; non viene conteggiata automaticamente come zero.

Riporta valuta, quantità, prezzo unitario, trasporto e altre voci indicate; separa importi mancanti e trattamento fiscale da verificare.

Trascrivi tempi dichiarati, validità dell’offerta, disponibilità e condizioni operative rilevanti senza interpretazioni arbitrarie.

Collega documento, versione e riga; registra richieste di chiarimento e risposte ricevute.

3. Documenta la decisione

Applica criteri concordati e verifica le differenze che possono cambiare la scelta. Un riepilogo generato deve rimandare alle condizioni originali approvate.

Vedi un esempio compilato

Esempio ipotetico: una consegna più rapida può giustificare un costo maggiore solo se la data è confermata e il responsabile approva il compromesso operativo.

Descrivi costo confrontabile, requisiti soddisfatti, tempi e incertezze che possono modificare l’ordine delle offerte.

Elenca le risposte necessarie e chi verifica specifiche, condizioni e versione finale del preventivo.

Registra proposta selezionata, motivo, approvatore e riferimenti esatti da usare nell’ordine.

Errori da evitare

  • Confrontare prezzi per confezione con prezzi per unità.
  • Trattare una condizione non dichiarata come favorevole o senza costo.
  • Generare un ordine da un riepilogo senza verificare la versione finale del preventivo.

Facciamo il prossimo passo insieme.

Usa questo documento come punto di partenza per discutere scopo, verifiche e responsabilità del progetto.

Rivedi il testo prima di inviarlo. Aggiungi solo la tua email; gli altri dettagli sono facoltativi.