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MODELLO GRATUITO · COMPILA, SCARICA, RIUTILIZZA

Registro delle fonti dell’assistente AI

Decidi quali documenti possono sostenere una risposta e chi li mantiene. Il registro serve a evitare che una base di conoscenza diventi una copia opaca di cartelle aziendali.

A cura di Stolen OrbitRevisione

Quando usarlo e cosa ottenere

Prima di costruire un assistente su conoscenza interna e durante la manutenzione di procedure, cataloghi o documentazione tecnica.

Un catalogo delle fonti autorizzate con versione valida, pubblico ammesso, ciclo di aggiornamento e test di reperibilità.

Compila i campi qui sotto e scarica il documento. Il sito non invia né salva le risposte: chiudendo la pagina puoi perderle. Gli esempi sono illustrativi e vanno sostituiti con dati del tuo processo.

Scarica il modello completo da compilare (.md)

1. Definisci la fonte autorevole

Una raccolta di documenti non risolve da sola contraddizioni e responsabilità. Per ogni argomento indica quale fonte prevale e chi può confermarne l’uso.

Vedi un esempio compilato

Esempio ipotetico: la procedura resi approvata prevale su una vecchia presentazione commerciale. Il responsabile rimuove la presentazione dall’insieme delle fonti per quell’argomento.

Collega il documento originale e un riferimento stabile; distingue fonte ufficiale, bozza e copia.

Indica chi valida il contenuto e per quali prodotti, processi o reparti è applicabile.

Registra data di validità, sostituzioni e regola per gestire documenti che si contraddicono.

2. Controlla accessi e acquisizione

Il recupero dei contenuti deve rispettare i confini del destinatario. Considera anche copie indicizzate, allegati e passaggi tra sistemi, non soltanto il file originale.

Vedi un esempio compilato

Esempio ipotetico: una procedura aggiornata viene acquisita con la nuova versione; la precedente è rimossa dall’indice attivo. Una domanda di prova verifica che non venga ancora citata.

Definisci ruoli autorizzati, informazioni escluse e come le restrizioni vengono applicate alla ricerca.

Indica formato, trasformazioni, elementi esclusi e controlli per tabelle, immagini o allegati non letti.

Specifica evento o frequenza di sincronizzazione, responsabile e verifica della rimozione delle copie obsolete.

3. Verifica il recupero

Scegli domande che hanno risposte nelle fonti e domande che non ne hanno. Controlla che citazione e contenuto supportino davvero la risposta proposta.

Vedi un esempio compilato

Esempio ipotetico: la procedura descrive il reso ordinario ma non le eccezioni internazionali. L’assistente deve segnalare il limite e indirizzare al referente, senza estendere la regola.

Scrivi domande comuni, formulazioni alternative e richieste fuori ambito da usare dopo gli aggiornamenti.

Indica passaggi che supportano il risultato e casi in cui chiedere chiarimenti o dichiarare informazione assente.

Registra fonti non recuperate, citazioni sbagliate, domande frequenti senza risposta e proprietario della correzione.

Errori da evitare

  • Indicizzare tutte le cartelle senza proprietari e confini di accesso.
  • Aggiornare l’originale lasciando ricercabili copie obsolete.
  • Considerare una citazione presente come prova che sostenga la risposta.

Facciamo il prossimo passo insieme.

Usa questo documento come punto di partenza per discutere scopo, verifiche e responsabilità del progetto.

Rivedi il testo prima di inviarlo. Aggiungi solo la tua email; gli altri dettagli sono facoltativi.