Parti da un esito osservabile
Descrivi chi svolge il lavoro, quale evento lo avvia e quando è davvero concluso. Aggiungi il problema attuale: attese, copie manuali, errori, passaggi non assegnati o informazioni difficili da trovare. Se non hai ancora misure attendibili, dichiaralo e includi la misurazione iniziale nel progetto.
Evita obiettivi come “automatizzare tutto il reparto”. Una richiesta circoscritta consente una proposta verificabile: preparare bozze di risposta per richieste su ordini esistenti, mostrando la fonte dello stato e inviando a una persona quelle senza un riferimento valido. Indica anche cosa resta fuori: reclami, variazioni commerciali o nuovi ordini.
Le informazioni che rendono le offerte confrontabili
Fai scorrere la tabella per confrontare tutte le colonne.
| Parte | Contenuto | Perché cambia la proposta |
|---|---|---|
| Processo e volume | Ingresso, esito, frequenza, picchi e attori | Definisce perimetro e capacità richiesta |
| Esempi | Casi ordinari ed eccezioni con esito atteso | Rende verificabile la qualità |
| Sistemi e dati | Fonti, accessi disponibili e operazioni necessarie | Espone dipendenze e lavoro di integrazione |
| Controlli | Approvazioni, esclusioni e azioni vietate | Definisce il limite di autonomia |
| Consegna | Account, documentazione, test, formazione e gestione | Evita che il progetto finisca con una sola demo |
Esempio illustrativo di richiesta ben delimitata
“Il team riceve richieste sullo stato di ordini già registrati. Vogliamo identificare il riferimento, leggere lo stato dal gestionale e preparare una bozza nella casella condivisa. Il sistema deve mostrare la fonte e non promettere una data assente. Un operatore approva l’invio. Le richieste senza riferimento vanno in una coda dedicata.”
Allega esempi ripuliti dai dati non necessari, un elenco dei sistemi e le domande aperte: accesso API disponibile? Stato di consegna affidabile? Chi gestisce la coda? Questo materiale permette al fornitore di stimare cosa è verificato, cosa assume e quale analisi preliminare serve prima di impegnarsi sul risultato.
Chiedi evidenze, esclusioni e un criterio di accettazione
Un criterio di accettazione deve riferirsi al processo. “Chatbot funzionante” non indica quali domande sappia gestire né come affronti quelle senza risposta. Inserisci qualità, revisione necessaria, integrazione e comportamento in errore nella stessa valutazione.
- Richiedi una prova sui casi concordati e un rapporto dei fallimenti, non solo esempi riusciti.
- Fai separare attività incluse, dipendenze a carico tuo e opzioni future.
- Chiedi quali costi sono fissi, ricorrenti o legati al volume, indicando le assunzioni.
- Definisci come vengono approvate modifiche al perimetro e chi decide quando fermare il pilota.
- Specifica quali materiali e accessi devono essere consegnati per operare o cambiare fornitore.
Confronta le risposte mantenendo visibili le incognite
Usa una tabella con colonne “dimostrato”, “assunto” e “da verificare”. Una proposta che ammette un’incognita può essere più utile di una promessa generica. Chiedi che la verifica abbia un output preciso: accesso confermato, campione analizzato o prova di un’operazione.
Le linee guida britanniche sugli acquisti AI sono un riferimento metodologico per definire il bisogno prima della soluzione; non sono presentate qui come obblighi per imprese italiane. Il nostro consiglio operativo è portare al primo confronto un brief, alcuni casi e un responsabile del processo. È sufficiente per iniziare una discussione concreta senza aver già deciso ogni dettaglio tecnico.
Un modello su cui lavorare.
Scheda di valutazione del fornitore AI
Un confronto basato su evidenze e condizioni dichiarate, con lacune da chiarire prima di decidere.
Scarica il modello MarkdownMappa dei processi aziendali
Una mappa verificabile con un inizio, una fine, un responsabile e una misura del lavoro attuale. Allegala al brief del progetto.
Scarica il modello MarkdownPassaggio di consegne dell’automazione
Un verbale di consegna con materiali accessibili, responsabilità accettate, prova di gestione e attività residue assegnate.
Scarica il modello MarkdownDomande pratiche
Dobbiamo sapere già quale modello usare?
No. Descrivi compito, dati, controlli e vincoli. Il fornitore dovrebbe motivare la scelta tecnica e proporre come verificarla sui tuoi casi.
Se non conosciamo tempi e volumi attuali?
Segnala l’incertezza e chiedi una fase di rilevazione con un output definito. Una stima non verificata va distinta da una misura, soprattutto quando sostiene il beneficio previsto.
Possiamo chiedere una proposta senza condividere dati sensibili?
Per un primo confronto puoi descrivere il processo e fornire esempi sintetici chiaramente etichettati. Una verifica successiva può richiedere campioni autorizzati e ridotti al necessario.
Riferimenti e metodo
Riferimento metodologico per chiarire il bisogno, coinvolgere i fornitori e rendere esplicite responsabilità e consegne; contesto originale: settore pubblico britannico.